KD3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd Materi PPT Bi KD 3.1 Memahami Administrasi KD 3.1 Memahami Administrasi Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh Yati Octavia Kegiatanperencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain. 3. Pengordinasian. Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik. 4. 72e1gOX. Sumber Analisa Tugas Analisa tugas dalah proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas,apa saja yang mereka lakukan,peralatan yang mereka gunakan,dan hal-hal apa saja yang mereka perlu ketahui. Teknik analisa tugass 1. Dekomposisi tugas, memilah tugas ke sub-tugas beserta urutan pelaksanaannya. Teknik analisa tugas umumnya membuat dekomposisi tugas untuk mengekspresikan aksi yang harus dilakukan, seperti pada contoh diatas. Salah satu pendekatan yang sering digunakan adalah hierarchical task analysis HTA. Output HTA adalah hirarki tugas dan sub-task dan juga plans rencana yang menggambarkan urutan dan kondisi syarat suatu sub-tugas dilaksanakan. 2. Teknik berbasis pengetahuan, melihat apa yang harus diketahui oleh user tentang objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan bagaimana pengetahuan itu diorganisasikan. Dimulai dengan mendaftar semua objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan kemudian membangun taksonominya, mirip seperti apa yang dilakukan pada bidang biologi hewan termasuk dalam invertebrata dan vertebrata, hewan vertebrata adalah ikan, burung, reptil, amphibi, atau mamalia, dan seterusnya Tujuannya untuk memahami knowledge yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas. 3. Analisa berbasis relasi-entitas Model relasi entitas adalah teknik analisis yang umumnya diasosiasikan dengan perancangan database. Perbedaan yang utama pada analisis tugas terletak pada entitas yang dimodelkan. Dalam perancangan database dan pemograman berbasis objek,entitas yang dipilih untuk analisis adalah yang akan direpresentasikan pada sistem komputer saja namun termasuk objek fisik,aksi yang dilakukan, dan manusia yang melaksanakannya. Analisa tugas dikhususkan untuk mengenali kepentingan user. Beberapa aspek analisa tugas sangat mirip dengan model kognitif berorientasi-goal. Analisa tugas cenderung lebih melihat pada apa yang harus dilakukan oleh user sedangkan padamodel kognitif lebih melihat pada proses kognitif internal seseorang dalam melakukan pekerjaannya internal mental state, maka granularitasnya biasanya lebih kecil dibandingkan analisa tugas. Analisa tugas berkaitan dengan sistem dan prosedur yang telah ada,dan alat utama yang digunakan adalah observasi dalam berbagai satu tujuan analisa tugas adalah membantu pembuatan materi pelatihan dan dokumentasi saat dibutuhkan sistem baru,analisis tugas memberikan kontribusi pada proses identifikasi kebutuhan hal ini analisa tugas memperjelas dan mengorganisasikan pengetahuan mengenai keadaan saat ini. Perbedaan analisis tugas dengan teknik lain Analisis tugas mempunyai ruang lingkup yang sangat meliputi tugas-tugas yang melibatkan penggunaan komputer,analis tugas juga memodelkan aspek-aspek dunia nyata baik yang menjadi bagian maupun tidak dalam sistem komputer. Misalnya,jika dilakukan analis tugas terhadap pekerjaan pengolah kata,maka aktifitas pengambilan kertas,mengganti tinta komputer,memasukkan disket kedalam drive akan menjadi bagian dari hal-hal yang mencangkup didalamnya. Sehingga sama dengan teknik lain yang melakukan analisis terhadap sistem,analisis tugas juga tidak terbatas hanya pada aktifitas yang menggunakan berbeda dengan teknik lain tersebut,analisia tugas dikhususkan untuk mengenali kepentingan user. Sumber informasi dan pengumpulan data Analisis tugas memungkin kita untuk membuat suatu struktur data mengenai tugas,dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber data yang baik. Proses analisis data tidak semata-mata mengumpulkan,menganalisis,mengorganisasikan data,dan mempersentasikan hasil,namun kadaing kala kita harus kembali melihat sumber data tersebut dengan pertanyaan dan pandangan baru. Beberapa sumber informasi yang dapat dipergunakan untuk membuat analisis tugas 1. Dokumentasi Sumber data yang mudah didapat adalah dokumentasi yang telah ada diorganisasi seperti buku manual,buku intruksi,dan materi training. Dokumen ini umumnya berfokus pada item tertentu dalam suatu peralatan atau softwere komputer. 2. Observasi Observasi dapat dilakukan di lapangan maupun di laboratorium. Observasi dilakukan di lapangan analisis dapat mengetahui kondisi yang sebenarnya dari proses pengerjaan tugas. Sebaliknya apabila dilakukan di laboratorium analisis dapat lebih mengendalikan lingkungan dan umumnya tersedia fasilitas yang lebih baik. Observasi juga dapat dilakukan secara aktif dengan memberikan pertanyaan atau secara fasif dengan hanya memperthatikan objek ketika sedang bekerja. 3. Wawancara Bertanya pada seorang yang ahli pada bagian tugas yang akan dianalisi seringnya merupakan cara langsung yang tepat untuk mendapatkan informasi mengenai suatu tugas. Analisis Pekerjaan Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. B. Tujuan Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan 1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. 2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. 3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. 4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. 5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. 6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. 7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan. 8. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. 9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. 10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. 11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. 12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. Manfaat Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. Tahap-tahap analisis Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. Jenis Analisis Pekerjaan 1. Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. 2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. Sumber Uraian Jabatan Job Description Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah • Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. • lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi • Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan formulir dll. • Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. • Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang biaya relatif murah, waktu efisien b. Metode Kuesioner Daftar Pertanyaan Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” Open ended artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” Closed, maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah • Karakteristik pekerjaan fungsi, tanggungjawab, dan kondisi • Lokasi tempat kerja • Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan • standar kinerja yang ditetapkan Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan 5. Menyusun uraian jabatan 6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Sumber 1. Jenis Jabatan Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan. Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning, organizing, actuating, controlling, decision making. Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana. atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran Personalia atau HRD Human Resource Department Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain. Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor. Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online Memesan persediaan alat tulis kantor Menyapa dan melayani klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Pekerjaan Jabatan Job Description Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah • Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. • lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi • Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan formulir dll. • Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. • Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang biaya relatif murah, waktu efisien b. Metode Kuesioner Daftar Pertanyaan Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” Open ended artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” Closed, maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah • Karakteristik pekerjaan fungsi, tanggungjawab, dan kondisi • Lokasi tempat kerja • Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan • standar kinerja yang ditetapkan Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu 1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan 5. Menyusun uraian jabatan 6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Sumber